POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Entrée en vigueur: cette politique de confidentialité et de protection des données a été émise le 8 août 2024.

Les droits de propriété de ce site Web appartiennent à la United General Insurance Corporation (ci-après la « United General Insurance Corporation », « nous » ou « notre »), qui en assure aussi l’exploitation.

Cette politique de confidentialité (la « Politique ») explique la manière, le moment et les raisons pour lesquelles nous recueillons et utilisons des renseignements personnels, notamment dans les circonstances suivantes:

  • lorsque vous visitez notre site Web (www.ugicinsurance.com, ci-après nommé « le site Web»), peu importe le mode d’accès ou la façon dont vous l’utilisez, par ordinateur, appareil mobile ou autre;
  • lorsque vous (ou vous et un cotitulaire de police) souscrivez une police d’assurance directement ou par un intermédiaire avec lequel nous sommes lié à cet effet.

Il se peut que nous soyons en possession de renseignements personnels vous concernant, particulièrement en matière d’assurance. Par exemple, si vous avez souscrit une police d’assurance auprès d’un intermédiaire, il se peut que nous ayons reçu vos renseignements personnels dans le cadre de cette transaction. Dans ce cas, nous vous encourageons à vérifier la politique de confidentialité de cet intermédiaire, car elle est susceptible de s’appliquer.

Il est aussi important que vous présentiez cette Politique de confidentialité à toute personne couverte par votre police. Si vous nous fournissez les renseignements personnels d’un tiers, nous présumerons que vous les avez obtenus avec la permission du tiers en question et que vous avez l’autorisation de nous les transmettre.

Cette Politique ne saurait remplacer les conditions de tout autre contrat que vous pourriez avoir conclu avec nous, ni les droits qui vous sont accordés en vertu des lois en vigueur en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels.

De plus, veuillez consulter les modalités et conditions qui régissent l’utilisation de notre site Web.

Veuillez lire la Politique dans son intégralité. Vous pouvez cliquer dans la table des matières pour passer directement d’un sujet à l’autre.

 

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

Dans la présente, le terme « renseignements personnels » désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Le terme « personne physique identifiable » désigne une personne qui peut être identifiée, directement ou non, notamment en faisant référence à un identifiant tel que le nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou encore à un ou plusieurs facteurs propres à l’identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale.

Les lois en vigueur désignent parfois les renseignements personnels sous le terme « données personnelles ». Afin de désigner des éléments d’information comme le nom, l’adresse, le numéro de téléphone ou l’adresse de courriel, nous employons les termes « renseignements personnels » et « données personnelles » de façon interchangeable. Certains renseignements personnels sont considérés comme « sensibles » et doivent être traités avec davantage de précautions. Par exemple, les données de santé et financières, l’origine ethnique et la race, les convictions politiques, les données génétiques et biométriques, la vie ou l’orientation sexuelle, ainsi que les croyances religieuses ou philosophiques sont presque toujours considérées comme sensibles.

Les renseignements personnels ne comprennent pas toute information de nature publique, ou les données anonymisées ou agrégées. Par « données agrégées ou anonymisées », nous désignons des renseignements qui ne permettent pas d’identifier ou de contacter une personne précise. Par exemple, le nombre d’utilisateurs de notre site Web est une donnée agrégée qui ne révèle pas l’identité de ses utilisateurs.

Ces renseignements n’incluent pas non plus les coordonnées professionnelles servant à communiquer ou à faciliter la communication avec une personne sur son lieu de travail, dans son entreprise ou à son bureau.

Titulaires de police et prestataires

Afin de traiter les demandes d’assurance et les réclamations, nous devons collecter et utiliser vos renseignements personnels. À défaut de nous fournir ces renseignements, il se peut que nous soyons dans l’impossibilité de vous fournir une police ou de traiter vos réclamations. Voici les types de renseignements personnels que nous pouvons recueillir:

  • Renseignements individuels– nom, adresse, numéro de téléphone, adresse de courriel, données bancaires, sexe, état matrimonial, date de naissance, nationalité, employeur, titre de poste et renseignements familiaux.
  • Renseignements d’identification– numéros d’identification émis par des institutions gouvernementales, notamment le numéro de permis de conduire ou le numéro d’assurance sociale (le cas échéant).
  • Dossier de crédit et données de lutte contre la fraude– renseignements de solvabilité, cote de crédit, sanctions, infractions criminelles ou condamnations, renseignements provenant de diverses bases de données de lutte contre la fraude.
  • Contenu des réclamations antérieures et courantes– notamment d’autres compagnies d’assurance, pouvant inclure des renseignements de santé (notamment blessures et conditions préexistantes), renseignements sur des véhicules, infractions criminelles et condamnations, autres renseignements personnels sensibles.
  • Données de conduite et automobiles– type de permis de conduire, déclarations de culpabilité, réclamations automobiles antérieures, précédents auprès d’autres assureurs automobiles, immatriculation, kilométrage, caractéristiques et numéro d’identification du véhicule, données de prévention du vol et de suivi, images de la caméra de bord et données télématiques.

Utilisateurs du site Web

Si vous utilisez notre site Web, il se peut que vous ayez à fournir des renseignements personnels (ex.: formulaire pour nous joindre). Selon votre acceptation ou refus des témoins proposés sur notre site Web (voir ci-dessous), il est possible de le visiter sans révéler votre identité ni fournir de renseignements personnels. Cependant, en certaines circonstances, comme lorsque vous effectuez une demande d’information par le site Web, nous vous demanderons certains de vos renseignements personnels. Nous pourrions collecter vos renseignements personnels dans divers formulaires et à divers endroits sur notre site Web, notamment les formulaires de demande d’emploi, de « contact » ou dans d’autres parties interactives du site Web. Nous pourrions également mettre en ligne certains services sur notre site Web, comme un portail permettant aux titulaires d’accéder à leur compte.

Nous et nos fournisseurs pourrions faire appel à diverses technologies qui effectuent la collecte et le stockage automatique (ou passivement) de certains renseignements (« renseignements d’utilisation ») lorsque vous visitez ou interagissez avec notre site Web, sauf si vous choisissez de refuser certains témoins. Un témoin est un fichier d’information déposé sur un ordinateur ou appareil mobile par un serveur Web. Ces renseignements d’utilisation peuvent être stockés ou accessibles à l’aide de diverses technologies qui peuvent être téléversées sur votre ordinateur personnel ou portable, sur votre tablette, téléphone mobile ou autre appareil, ou dans votre navigateur lorsque vous visitez notre site Web. Nous pourrions vous offrir d’autres options concernant le suivi ou le ciblage.

Demandes d’emploi

Si vous postulez un emploi chez nous, nous pourrions collecter certaines données personnelles vous concernant (« le candidat »), notamment: (i) coordonnées (nom, adresse personnelle et professionnelle, numéros de téléphone et d’urgence, adresses de courriel); (ii) renseignements personnels (date de naissance, nationalité); (iii) parcours professionnel et éducation (expérience à l’interne et à l’externe, références et données organisationnelles telles que le service, le lieu de travail, le titre du poste), salaire et ancienneté; iv) tout autre renseignement que vous nous divulgueriez de votre plein gré. Les renseignements sensibles sont traités conformément aux dispositions des lois en vigueur en matière de protection des renseignements personnels, et ce, avec le consentement explicite du requérant, ou dans le cadre autorisé ou requis par la loi. Lorsque nous vérifions certains éléments du parcours professionnel d’un candidat, nous pourrions contribuer au traitement de renseignements relatifs à son dossier judiciaire, mais uniquement dans les circonstances expressément autorisées ou requises par les lois en vigueur.

 

COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Titulaires de police et prestataires

Voici les circonstances dans lesquelles nous sommes susceptibles de collecter vos renseignements personnels: (1) directement auprès de vous, dans votre demande d’assurance et vos formulaires de réclamation, dans les communications entre vous et UGIC, lorsque vous participez à des promotions ou à des études de marché, que vous utilisez nos applications et nos sites Web, et si vous êtes cotitulaire ou autrement bénéficiaire d’une police, nous solliciterons vos renseignements auprès de ces titulaires de police; (2) lorsque vous ou un intermédiaire nous transmettez une réclamation; (3) auprès d’autres sources d’information (agences de crédit et gouvernementales) ou organismes publics au besoin, notamment pour valider une réclamation ou pour se conformer aux lois et sanctions en vigueur en matière de lutte contre le blanchiment d’argent.

Utilisateurs du site Web

Nous pourrions collectons vos renseignements personnels: (1) lorsque vous ou votre employeur nous fournissez vos coordonnées ou d’autres renseignements dans le cadre de votre collaboration avec nous, que ce soit directement en tant que partenaire commercial ou en tant que représentant de votre entreprise; (2) lorsque vous assistez à des réunions, événements ou salons commerciaux organisés ou parrainés par nous; (3) lorsque vous nous visitez ou que vous communiquez avec nous par l’intermédiaire du site Web ou de l’un de nos portails en ligne.

 

CONSENTEMENT À LA COLLECTE, À L’UTILISATION OU À LA DIVULGATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous déploierons tous les efforts raisonnables requis pour vous décrire l’utilisation que nous faisons de vos renseignements personnels, ainsi que pour recueillir votre consentement. Cependant, dans certaines circonstances, nous pourrions devoir recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu et sans le consentement de la personne concernée, et ce, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité qui rendent impossible ou impraticable la sollicitation d’un consentement. Au moment de l’obtention de votre consentement, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour nous assurer que vous êtes informé des raisons précises pour lesquelles les renseignements personnels recueillis seront utilisés ou divulgués. Nous recueillons les renseignements personnels uniquement dans le respect des lois en vigueur.

 

UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Titulaire de police et prestataires

  • Pour vous offrir les services usuels que vous requerrez à titre de client;
  • pour communiquer avec vous concernant votre demande d’assurance par le mode de communication de votre choix;
  • pour souscrire et établir la prime de votre police d’assurance et pour traiter tout éventuel changement ou renouvellement subséquent;
  • pour traiter les paiements;
  • pour mieux comprendre les besoins de nos clients;
  • pour gérer les relations avec nos partenaires, comme les courtiers et autres intermédiaires;
  • pour développer, améliorer, commercialiser ou fournir nos produits et services d’assurance, pour offrir de la formation au personnel et garantir la protection de l’information, notamment en enregistrant et en surveillant les appels téléphoniques;
  • pour remplir nos obligations juridiques, réglementaires et professionnelles, notamment la déclaration aux organismes de réglementation, aux autorités publiques et privées, et aux organismes de communication de données, ainsi que pour se conformer aux lois, gérer les réclamations fondées ou appliquer les jugements;

Nous utiliserons vos renseignements personnels pour traiter vos réclamations, notamment pour vérifier et évaluer le bien-fondé d’une réclamation, payer une indemnité, produire des statistiques ou prévenir et détecter la fraude, le blanchiment d’argent ou autres crimes.

 

Utilisateurs du site Web

Dans le cadre de nos activités, nous sommes susceptibles d’utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes:

  • pour améliorer notre site Web ou nos services, pour personnaliser votre expérience sur le site Web ou pour vous proposer du contenu pertinent;
  • pour communiquer avec vous au sujet de votre utilisation du site Web et, à notre discrétion, au sujet des changements apportés au site Web ou à ses politiques d’utilisation;
  • à des fins commerciales, notamment pour nous aider à comprendre comment notre site Web est utilisé;
  • pour faire du marketing direct.

 

Demandes d’emploi

Les candidats à l’emploi pourraient devoir fournir leurs renseignements personnels afin de respecter nos obligations juridiques et à des fins d’évaluation de leur candidature à un poste, conformément à notre processus de recrutement. Lorsqu’un candidat accepte une offre d’emploi, ses renseignements personnels sont conservés et utilisés dans la mesure nécessaire pour remplir nos obligations juridiques et contractuelles et pour gérer le lien d’emploi ainsi établi. À défaut de nous fournir les renseignements personnels obligatoires requis pour respecter nos obligations juridiques, nous risquons de ne pas pouvoir considérer la candidature.

 

DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En outre, nous sommes susceptibles de communiquer les renseignements que nous avons recueillis sur vous, notamment vos données personnelles, afin de fournir nos services et de respecter nos obligations juridiques. La divulgation de vos renseignements personnels à des fins de marketing direct est autorisée uniquement avec votre consentement exprès.

C’est-à-dire aux fins marketing

  • d’autres sociétés. Afin de vous fournir des services, nous sommes susceptibles de divulguer vos renseignements personnels à d’autres sociétés du groupe United General Insurance Corporation. Nous nous réservons également le droit de divulguer et de transférer ces renseignements: (1) à un propriétaire, copropriétaire ou exploitant ultérieur du site Web; (2) dans le cadre d’une fusion, d’une consolidation, d’une restructuration, de la vente de la quasi-totalité de nos intérêts ou actifs, ou d’un autre changement organisationnel, notamment dans le cadre d’un processus de diligence raisonnable.
  • Intermédiaires. Dans le cadre de nos activités, nous sommes susceptibles de divulguer vos renseignements personnels à des intermédiaires (courtiers, agents généraux, administrateurs), ainsi qu’à des réassureurs du Canada ou à l’étranger.
  • Fournisseurs de services qui agissent en notre nom. Nous sommes susceptibles de faire appel à des fournisseurs pour fournir en notre nom certains services tels que le soutien technique et administratif, l’expertise en sinistres, l’expertise médicale ou de réadaptation, le traitement de données, les services comptables, actuariels ou statistiques, les services d’hébergement, ainsi que le suivi et l’analyse des activités du site Web. Nous sommes également susceptibles de divulguer vos renseignements personnels à nos conseillers (avocats et autres cabinets de services professionnels) au Canada ou à l’étranger. Nous sommes susceptibles de divulguer vos renseignements personnels à un professionnel de la santé ou de la réadaptation, ou encore à une clinique d’évaluation médicale, conformément à nos droits et obligations au titre des lois en vigueur. Nous sommes susceptibles de divulguer vos renseignements personnels à une personne ou à une société qui participe au développement, à l’amélioration, à la commercialisation ou à la fourniture de nos produits et services d’assurance. Les transferts entre les divers groupes de la société United General Insurance Corporation sont régis par des ententes organisationnelles à l’interne qui prévoient des règles précises pour garantir la protection adéquate de vos renseignements personnels chaque fois qu’ils sont transférés entre nos divers groupes. Les transferts vers nos intermédiaires et fournisseurs de services sont protégés par des ententes contractuelles qui exigent le niveau adéquat de protection des renseignements personnels.
  • Organismes judiciaires et réglementaires, et corps policiers. Nous sommes susceptibles de divulguer vos renseignements personnels à des organismes judiciaires ou réglementaires, ou aux corps policiers, notamment aux fins suivantes: (1) respecter les lois, la réglementation, les assignations à comparaître, les exigences gouvernementales ou jugements pénaux prévus, requis ou autorisés par la loi; (2) protéger ou défendre nos droits, biens ou intérêts (notamment les conditions d’utilisation du site Web ou autres politiques applicables) et enquêter sur toute violation potentielle; (3) protéger la United General Insurance Corporation, ses droits et ses actifs, ou la sécurité de toute tierce partie lorsque nous y sommes tenus légalement ou qu’il nous est conseillé de le faire; (4) détecter, prévenir ou résoudre les problèmes de fraude, de sécurité ou techniques. Ces divulgations particulières de renseignements personnels ne nécessitent pas l’obtention de votre consentement.

Nous sommes également susceptibles de transférer vos renseignements personnels à l’extérieur du Canada, que ce soit à nos sociétés affiliées ou à nos fournisseurs de services, où les données transférées seront assujetties aux lois propres au pays en question.

 

CONTENU DE TIERS ET LIENS VERS D’AUTRES SITES WEB

Lorsque nous vous servons des pages de notre site Web, nous sommes susceptibles d’offrir du contenu fourni par des tiers autorisés à recueillir de l’information d’utilisation, ainsi que l’identifiant de votre appareil. Notre site Web peut contenir des liens vers des sites de tiers. Nous ne saurions être tenus responsables des pratiques de collecte de données et de renseignements confidentiels de ces sites Web de tiers. Veuillez vous référer aux politiques de confidentialité et aux conditions d’utilisation de ces sites.

 

MODIFICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS ET PRÉFÉRENCES DE COMMUNICATION

  • Si vous souhaitez mettre à jour ou corriger vos renseignements personnels, veuillez nous écrire à general@ugic.nb.ca, avec copie à privacy@farmmutualre.com
  • Nos courriels promotionnels contiennent toutes les instructions nécessaires pour annuler ou modifier les communications marketing que nous vous envoyons par courriel.
  • Veuillez noter que nous nous réservons le droit de vous écrire relativement à votre compte ou à votre utilisation du site Web, de vous faire parvenir des annonces administratives ou de service, et que ces communications transactionnelles continueront même si vous refusez les communications marketing.

 

VOS DROITS

Les lois en vigueur sur la protection de la vie privée et des renseignements personnels vous accordent plusieurs droits quant à vos données personnelles, dans la mesure de certaines limitations ou restrictions.

Titulaires de police et prestataires

Veuillez nous adresser toute demande d’exercice de vos droits ou à l’un de nos intermédiaires. Nous ferons le nécessaire pour y répondre.

Autres

Nous tentons de répondre aux demandes légitimes dans les 30 jours, sauf dans le cas où une demande est particulièrement complexe ou si vous avez fait plusieurs demandes, auquel cas nous pourrions avoir besoin de davantage de temps. Si votre demande requiert davantage de temps, nous vous informerons des raisons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. Nous n’imposerons aucuns frais pour l’exerce de vos droits, sauf si votre demande est clairement non fondée, répétitive ou excessive, auquel cas nous nous réservons le droit de facturer des frais raisonnables selon les circonstances ou de refuser de donner suite à votre demande. Si vous souhaitez vous prévaloir de vos droits, veuillez nous écrire en utilisant les coordonnées ci-dessous. Nous pourrions exiger une preuve d’identité.

 

MESURES DE SÉCURITÉ

Nous mettons en oeuvre les mesures de sécurité, techniques, administratives et organisationnelles raisonnables et appropriées pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, ainsi que l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés.

Malgré toutes les mesures que nous prenons pour protéger l’information qui nous est communiquée par notre site Web, tout système branché à un réseau Internet demeure vulnérable aux intrusions. C’est pourquoi nous ne pouvons garantir que nous recevrons l’information que vous nous communiquez par le site Web ou qu’elle ne sera en rien altérée avant ou après leur transmission. Si vous décidez de communiquer avec nous ou de nous fournir de l’information par l’intermédiaire de notre site Web, sachez que vous le faites à vos risques.

 

DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire, en conformité avec notre politique de conservation des documents, pour traiter les plaintes, contestations judiciaires ou litiges, et conformément à nos obligations juridiques, réglementaires, fiscales ou comptables.

Par exemple, lorsque vous faites une réclamation, vos renseignements personnels seront conservés pour toute la durée du processus, ainsi que pour une période de plusieurs années après la fin de notre relation contractuelle. Nous conservons ces renseignements même après la conclusion de notre relation contractuelle afin de respecter les lois et règlements en vigueur, et aux fins de leur utilisation dans le cadre d’une réclamation fondée en droit en vertu de votre police d’assurance ou en lien avec celle-ci.

Les renseignements personnels sont supprimés en toute sécurité lorsque leur conservation n’est plus requise.

 

CHANGEMENTS APPORTÉS À NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous nous réservons le droit de modifier, de mettre à jour ou de modifier cette Politique en tout temps et sans préavis. Tout changement entre en vigueur dès la publication de la version révisée de la Politique. Toutefois, dans le cas où nous apporterions des modifications importantes à cette Politique, avant leur entrée en vigueur, nous publierons un avis bien visible sur notre site Web ou par tout autre moyen requis par la loi. Veuillez consulter la Politique chaque fois que vous visitez notre site Web.

 

POUR NOUS JOINDRE

Si vous avez des questions sur cette Politique ou sur les pratiques qui y sont décrites, veuillez communiquer avec nous par l’un des moyens suivants:

Poste: United General Insurance Corporation, 50 Avonlea Court, Fredericton (N.-B.) E3C 1N8 À l’attention de Matthew Wight, avec copie à prouse@farmmutualre.com

Courriel:general@ugic.nb.ca

Téléphone: (506) 460-8820